転職をするにあたって、新しい仕事を決めることと並行して進めなければならないのが、現在勤めている会社を退職するための準備です。
せっかく転職活動が順調でも、退職でつまづいてしまったら、新しい会社への入社が予定よりずれてしまったり、最悪タイミングを逸して内定が白紙に戻ってしまうこともあり得なくはないのです。
円満かつスムーズに退職するために、計画的に事を進めていきましょう。
それでは、まず円満退社をするためのポイントを挙げて、それぞれを詳しく紐解いていきましょう。
- 退職の意思を伝える
- 退職理由には「前向きな理由」を！
- 退職日や引継ぎのスケジュールを立てる
- 引継ぎを実施する
- 取引先へのあいさつ
- 退職願いの提出や各種事務処理を行う
目次
退職の意思を伝える
いきなり退職のための最難関です。
退職の意思を伝えるのは、まずは直属の上司へ。つい身近な同僚や先輩に相談したくなりますが、自身が意思表示をする前に漏れてしまうとトラブルの元になるので、ここはグッと我慢です。
了承を得たら、さらに上の面々、同僚、総務などへの伝達は、直属の上司に段取りしてもらいましょう。
就業規則などの社内規定では、退職は1ヶ月前までに申し出るようにとされているケースが多いようですが、できるだけ迷惑をかけずに退職するためには、会社や部署の状況、後任者の決定や引継ぎ期間などを考えて、少なくとも2ヶ月前には退職の意思表示をしておくのが良いと思います。
転職先への入社のタイミングとの兼ね合いもあると思いますが、ここで双方に迷惑をかけないためには、タイトなスケジュールで進めるよりは余裕を持たせておく方が良いので、数ヶ月～半年分くらいの生活費に相当する貯蓄を作っておくことも大切です。
退職理由には「前向きな理由」を！
「転職をしよう！」という決断に至るからには、多かれ少なかれ現職への不満がある場合がほとんどだと思うのですが、円満退社を望むならばそこは胸の奥に留めて、「キャリアアップのために」「どうしてもやりたい仕事がある」など、前向きかつ個人的な理由を打ち出すのがオススメ。
ここで、「給与が」「就労時間が」「職種が」という話をすると、「改善する」「異動させる」など引き留めの材料になってしまう場合もあるので、退職の意思がゆるぎないのであれば、不平不満を転職理由として挙げない方が面倒が避けらるし、納得してもらいやすいでしょう。
これまでの感謝を伝え、自身の人生のために次の環境へ移らせてもらいたいという旨を、真摯に伝えるのが良いでしょう。
退職日や引継ぎのスケジュールを立てる
退職の意思を伝え承諾を得ると、ひと山越えて気が抜けてしまうこともあると思いますが、円満退社のための大きなハードルはここから。
「自分は辞めるんだから後のことなんて」という考えは捨てて、これまでお世話になった会社に迷惑をかけないよう、自分が居なくなった後のことを残る人達と一緒に考え、最善を尽くすようにしましょう。
スケジュールがタイトすぎると自分も相手も苦しいので、余裕を持って進めるようにします。特に、複雑かつ単独で受け持っていた案件に関しては、1ターン後任者と共に、2ターン目を後任者に舵取りさせて側で見守るような形を取れると安心なので、「退職の意思表示は最低でも2ヶ月前には」と書きましたが、仕事のスパン次第ではさらに時間の確保が必要な場合もあります。
上司とよく相談して退職日を決め、引継ぎのスケジュールを立てましょう。
引継ぎを実施する
引継ぎのコツは、できるだけ「形に残す」ことです。
マニュアルを作成する、想定される業務の流れ・仮想スケジュールをカレンダーに書き込むなどは、転職の意志を伝える前にも準備できることですし、後任者としては非常に心強い資料になるので、転職が脳裏にチラつき始めた頃からこっそり準備しておいても損はありません。
業務の流れ、マニュアルに加えて、イレギュラー対応の仕方や、これまでに起こったトラブルの経緯と対処方法なども一覧にしておくと、後々非常に役に立ちます。
バラバラに保管していた名刺などもしっかり区分けして、案件ごとに関連部署・取引先・顧客の連絡先一覧を作成しておくと、後々の業務だけでなく、引継ぎ作業自体もしやすくなります。
後任者は不安でいっぱいです。
ゆとりあるスケジュールできめ細かい引継ぎを行うのはもちろん、後任者や直属の上司には、退職後も連絡が取れる携帯電話の番号やメールアドレスを伝えておきましょう。
引継ぎが終わってから退社する日まで日数が余るようなら、後任者のフォローにまわったり、電話応対やコピーなどの雑務にも積極的に取り組みましょう。
時間を持て余して暇そうにしているのは印象が良くありません。
最後の日まで社員としてできることをしましょう。
取引先へのあいさつ
顧客や取引先を持っている職種に就いている人は、あいさつ回りもしっかり行うようにしましょう。
これは、これまでお世話になった方々への感謝の気持ちを示すとともに、後任者が仕事をしやすくするため、会社の信頼を保つためにも、非常に重要なポイントです。
ここを怠ってしまうと、相手側からすれば「知らない間に担当者が変わっていた」という事態になるわけで、非常に失礼なことです。取引先には後任者を伴ってあいさつに赴き、これまでの信頼関係を継続し、自身の退職後も変わらず取引してもらえるようにお願いしましょう。
退職願いの提出や各種事務処理を行う
引継ぎや、（次の会社が決まっている場合には）転職先との手続きに追われて、多忙を極める時期ではありますが、会社を辞めるためには様々な手続きが必要です。
総務部などから頻繁に細かい事務手続きの連絡が入ったり、準備しなければならない書類なども多数出てくると思いますが、ここはきちんとこなしましょう。
退職願いの提出時期や取扱いについては、企業によってムラがあります。意志を伝える内容だけで良い場合、退職日などを確定させてしっかり記載しなければ受理されない場合など、各会社の手続きに対する温度によって様々なのです。
ただ、退職意志の伝え方として、いきなり「退職願い」を書いて上司に提出するよりは、「退職しようと思っています」という相談を直属の上司に持ちかけて承諾を得るやり方の方がベターなので、そこをクリアした上で、「退職願いはいつ提出すればよろしいですか」と尋ねるのが無難でしょう。