仕事をしていく中で、「報告書」を作成する機会って、意外と多いですよね。
各プロジェクトの提案、進行状況、結果などの報告に加え、毎日「業務日誌」や「営業日誌」の作成を義務付けられている企業もあります。
でも、メインの業務に追われている中で、報告書の作成が負担になるという方も、少なくないのではないでしょうか？
「毎日書いている日誌、上司は本当に読んでいるの？」
「報告書を作る時間を、他の仕事にあてたい」
「報告書が溜まって残業になる」
そんな状況だと、「日誌や報告書って本当に意味があるの！？」と思ってしまいますよね。
目次
業務日誌だけは手書き？
筆者が以前働いたことのある企業では、毎日仕事終わりに業務日誌を書いて、上司に提出しなければなりませんでした。
勤怠管理もすべてパソコンで行われている会社だったのに、業務日誌だけはなぜか紙ベース。
その日携わった仕事の内容をできるだけ事細かに、感想や反省点などもかなりのボリュームで書かなければなりませんでした。
それを毎日上司に提出して帰るのですが、日誌について何かフィードバックがあるわけでもなく、はっきり言って読んでいるのかどうかさえ不明・・・。
勤務を終えて、「さあ帰れる！」となった時に、この業務日誌が待っているのですから、ほとんどの社員が不満を漏らしていました。
業務日誌や報告書には、本来どのような意味がある？
まずは、やはり上司が部下の仕事内容やスケジュールの一通りを把握して、必要であれば助言を与えたり、仕事の量を調整したりするためではないかと思います。
何かトラブルが発生しているような場合には、上司が介入しなければならないこともあるので、いち早くそのサインをキャッチするためでもあるでしょう。もちろん口頭での報告や相談ができれば一番早いです。
しかし、上司は複数の部下から報告や相談を受けますし、営業職などで部下も上司自身もオフィスに不在がちであったりすると、タイミングが取りづらかったりもしますよね。
日誌や報告書という形に残せば、報告・相談の抜け漏れを防げます。
また、万が一上司が見落としてしまうようなことがあっても、報告書が身を守ってくれることも。
何か上司との行き違いが発生した際、報告書に残しておけば、自身のそのときの主張を立証できます。
それを考えると、日誌や報告書を細やかに作成しておくことは、自分のためにも悪いことではありません。
業務日誌や報告書は仕事の経過記録
次に、日誌や報告書は「仕事の経過の記録」という意味合いも持っています。
一つのプロジェクトが片付いたら、ルーティンの仕事でない限り、なかなか振り返ることはありませんよね。
しかし、似たような案件が発生した、同じクライアントから別の仕事の依頼が来た等、将来何か関連性のある仕事がやってくることがあります。
そのとき、過去の報告書や業務日誌が非常に有用なデータになります。
「あの時はどうしたんだっけ？」「このクライアントは、どんな所に注意しなければならなかったかな？」・・・そう思った時に、過去の報告書や日誌が助けてくれます。
また、以前とは別のスタッフが担当することになったとしても、過去に先輩や同僚が作成した記録をもとに、より良い仕事をすることができますよね。
未来の自分や、自分の後任者を助ける意味合いでも、報告書や日誌が役立つことが少なくありません。
「そうは言ってもやっぱり報告書や日誌の作成は面倒！」
「文章を書くのが苦手で、とにかく負担になる」
そんなアナタのために、報告書や日誌をラクに処理するためのコツを紹介したいと思います。
立派な文章にする必要はない！箇条書きでシンプルに作ろう
文章を書くのが苦手、好きではないという人も、たくさんいますよね。
机に向かうことがあまり向いていないと自分で判断して、営業などの職に就いたという方も少なくありません。
「報告書なんか自分の仕事に直接関係ないのに、上司から報告書の出来で苦言を呈されるのが苦痛で仕方ない」という人も知っています。
報告書や日誌は、上手い文章で書く必要はありません。
必要な情報が相手に伝われば良いのですから、「文章」というカタチにとらわれることはないのです。
トラブルの報告書例
例えば、あるトラブルが発生したとき。
「〇日〇時、電話でトラブル発生の報告を受け、×時に先方を訪問。現状を確認し、いくつか考えられる原因を推測。△日までに原因を確定し、◎日に解決策を持って再度先方に赴く予定です。」
この一連の流れを、箇条書きにしてしまいます。
～～～～～～～～～～～
〇日〇時 トラブル発生の報告（先方からの電話）
↓
〇日×時 先方を訪問、現状確認
※考えられる原因
①・・・・・・
②・・・・・・
③・・・・・・
↓
＜今後の方針＞ △日までに原因を確定、解決案を出す。◎日に再度訪問予定
～～～～～～～～～～～
いかがでしょうか？
短い文章での記録という印象で、作りやすい上に、長い文章で書くよりかえって分かりやすいですよね。
シンプルなものほど、書きやすく伝わりやすい、良い報告書と言えそうです。
毎日の日誌なら、「一日の最後にまとめて書く」にとらわれない！
せっかく仕事が終わったのに、日誌の作成がガッツリ残っていると、ユウウツな気分になりますよね。
一日の仕事の流れや内容を記録しなければならない場合は、「最後にまとめて」ではなく、仕事の節目ごとに書きながら一日を過ごすのもオススメです。
何か仕事がひと段落したら、記録。お昼休みの前に、記録。コーヒーを飲んでひと休みしながら、記録。
これをチョコチョコ繰り返していれば、最後に残っているのは総括と反省だけ。ささっと仕上げて、提出して帰れば良いのです！
日誌は日記ではないのですから、ひとつのまとまった文章に仕上げる必要はないのです。
小学校や中学校で「日直」をやった時に書いた、「学級日誌」を思い出してみてくださいね。